Aşağıdaki senaryolar, satış ekiplerinin gününü en çok yiyen tekrarlı işlerden derlendi. Her biri bir tetikleyiciye bağlı çalışır; kurulum sırasında sizin süreç adımlarınıza göre uyarlanır.
Potansiyel müşteri kaydının otomatik açılması
Tetikleyici
Web sitesi formu, gelen e-posta veya santral çağrı kaydı
1Form veya çağrı bilgisi CRM'e potansiyel müşteri olarak düşer
2Kaynak (reklam, organik, referans) etiketi otomatik işlenir
3Bölge veya ürün grubuna göre satış temsilcisine atanır
4Temsilciye bildirim gider, ilk temas için görev oluşur
Formdan gelen talep kimsenin gelen kutusunda beklemiyor; kaynak bilgisi kaybolmadığı için hangi kanalın iş getirdiği ölçülebiliyor.
Teklif hazırlama ve gönderimi
Tetikleyici
Fırsatın 'teklif' aşamasına taşınması
1Ürün ve fiyat bilgisi kayıttan çekilerek teklif oluşturulur
2Kurumsal şablonla PDF üretilir, teklif numarası verilir
3Müşteriye e-posta ile gönderilir, kayda kopyası eklenir
4Geçerlilik süresi ve revizyon geçmişi izlenir
Her teklif aynı formatta çıkıyor, fiyat ve iskonto elle yazılmadığı için hata payı düşüyor.
Teklif sonrası hatırlatma zinciri
Tetikleyici
Teklifin gönderilmesinden sonra geçen süre
13. gün temsilciye 'ilk dönüş yapıldı mı' hatırlatması
27. gün müşteriye nazik takip e-postası
3Geçerlilik bitimine 3 gün kalınca temsilciye uyarı
4Yanıt gelmezse fırsat 'beklemede' durumuna geçer, sebep sorulur
Takip edilmediği için kaybedilen teklif kalmıyor; hangi aşamada kaybedildiği kayda geçtiği için satış hattı gerçeği yansıtıyor.
Aşama değişiminde görev ve onay
Tetikleyici
Fırsatın satış hattında bir sonraki aşamaya taşınması
1Aşamaya özel kontrol listesi görevleri açılır
2Belirli tutarın üzerindeki iskonto yöneticiye onaya düşer
3Onay verilmeden sözleşme aşamasına geçiş engellenir
4Kim ne zaman onayladı kaydı tutulur
İskonto ve istisna kararları sözlü kalmıyor, denetlenebilir bir iz bırakıyor.
Sözleşme ve abonelik yenileme uyarısı
Tetikleyici
Sözleşme bitiş tarihine kalan gün sayısı
160 ve 30 gün öncesinde temsilciye yenileme görevi açılır
2Müşterinin geçmiş kullanım ve destek kaydı göreve eklenir
3Yenileme teklifi taslak olarak hazırlanır
4Yenilenmeyen sözleşmeler kayıp analizine düşer
Yenileme dönemleri kaçmıyor; mevcut müşteriden gelen ciro takvimle güvenceye alınıyor.
Vade ve tahsilat hatırlatması
Tetikleyici
Fatura vade tarihi ve ERP'deki bakiye durumu
1Vadesi yaklaşan fatura için müşteriye bilgilendirme
2Vadesi geçen bakiye temsilciye ve mali işlere raporlanır
3Belirli gecikmede yeni sipariş onayı bekletilir
4Yaşlandırma tablosu güncel tutulur
Tahsilat takibi kişiye bağlı kalmıyor; satış ve mali işler aynı bakiye tablosuna bakıyor.
ERP ile cari ve bakiye senkronu
Tetikleyici
Zamanlayıcı (gün içinde belirli aralıklarla)
1Cari kartlar, bakiye ve vade bilgisi ERP'den okunur