Bir AFN Teknoloji markasıdır
Satış Süreçlerinizi CRM İçinde Otomatikleştirin
Talep kaydından teklife, teklif takibinden tahsilat hatırlatmasına kadar satış hattınızın her adımı CRM içinde kendiliğinden ilerlesin. Satış temsilcisi veri girmekle değil, görüşmeyle uğraşsın.
Aşama 1
Talep
Aşama 2
Nitelendirme
Aşama 3
Teklif
Aşama 4
Takip
Aşama 5
Sipariş & Tahsilat
Satış hattında ne otomatikleşir?
Otomasyon soyut bir vaat değil, tek tek tanımlanmış kurallardır. Aşağıdakiler en sık kurduğumuz altı senaryodur.
Talep geldiği anda kayıt açılır
Web formu, telefon veya e-posta ile gelen her talep CRM'de potansiyel müşteri kaydına dönüşür ve nöbetteki temsilciye atanır. Hiçbir talep gelen kutusunda kalmaz.
Teklif şablondan üretilir
Fırsata bağlı ürün ve fiyat satırlarından teklif PDF'i oluşturulur, numaralandırılır ve müşteriye gönderilir. Kopyala-yapıştır ile fiyat hatası yapılmaz.
Teklif sonrası takip kendiliğinden işler
Gönderimin ardından 3., 7. ve 14. günde hatırlatma zinciri devreye girer. Müşteri yanıt verdiği anda zincir durur, temsilciye bildirim düşer.
Aşama değişince görev açılır
Fırsat bir sonraki aşamaya geçtiğinde sorumluya görev, yöneticiye bildirim, gerekirse teknik ekibe keşif talebi otomatik oluşturulur.
Yenileme ve vade önceden uyarır
Sözleşme bitişi, bakım yenilemesi ve ödeme vadesi tarihleri önceden alarm üretir. Yenileme fırsatı süresi dolduktan sonra fark edilmez.
Tahsilat takibi satışın parçası olur
ERP'deki bakiye ve vade bilgisi CRM'e akar; geciken cariler listelenir, sorumlu temsilciye hatırlatma görevi açılır.
Neyi ortadan kaldırıyoruz?
Bir CRM projesinin başarısı hangi özelliği eklediğiyle değil, hangi günlük yükü kaldırdığıyla ölçülür.
Excel'de tutulan satış takibi
Herkesin kendi dosyası, farklı sürümler, kimin hangi müşteriyle görüştüğü belli değil. Dosya kapandığı anda bilgi kayboluyor.
Tek bir satış hattı: her fırsatın aşaması, sorumlusu, tutarı ve son teması aynı ekranda. Sürüm karmaşası ortadan kalkar.
Unutulan teklif takibi
Teklif gönderiliyor, sonra yoğunlukta unutuluyor. Müşteri aramayınca iş kapanmış sayılıyor; oysa çoğu teklif sadece hatırlatma bekliyor.
Her teklife otomatik takip zinciri bağlanır. Yanıt gelmezse temsilciye görev düşer, gecikmiş teklifler yöneticinin ekranında görünür.
Elle hazırlanan aylık rapor
Ay sonunda saatler süren veri derleme; rakamlar toplandığında zaten geç kalınmış oluyor ve kimse doğruluğundan emin olamıyor.
Haftalık ve aylık satış, pipeline ve tahsilat raporu belirlenen gün ve saatte otomatik e-postayla dağıtılır. Kaynak tek ve canlıdır.
İki sistem arasında çift veri girişi
Müşteri hem ERP'ye hem CRM'e ayrı ayrı açılıyor; unvan, vergi no ve bakiye bilgileri sistemler arasında tutmuyor.
Cari kart, bakiye ve fatura verisi ERP ile senkron çalışır. Bir yerde güncellenen bilgi diğerine akar, mükerrer kayıt engellenir.
Kurulum nasıl ilerliyor?
Beş adımlık, sonu belli bir çalışma. Her adımın çıktısı sizinle yazılı olarak paylaşılır.
01
Süreç keşfi
Satış ekibinizle oturup mevcut akışı adım adım çıkarıyoruz: talep nereden geliyor, teklif nasıl hazırlanıyor, takip kimde kalıyor, rapor nasıl toplanıyor.
02
Satış hattı tasarımı
Fırsat aşamaları, zorunlu alanlar, sorumluluk kuralları ve aşama geçiş koşulları tanımlanır. Sadeleştirmeye öncelik veririz.
03
Entegrasyon ve veri aktarımı
ERP, e-posta/takvim ve web formları bağlanır. Excel'deki müşteri, fırsat ve açık teklif verisi mükerrer temizliğiyle aktarılır.
04
Otomasyon kurallarının yazımı
Hatırlatma zincirleri, görev atama kuralları, vade uyarıları ve rapor gönderim saatleri kurulur; test verisiyle uçtan uca denenir.
05
Devreye alma ve ince ayar
Eğitim verilir, ilk 30 gün gerçek kullanım izlenir. Fazla gürültü üreten kurallar kısılır, eksik kalan adımlar tamamlanır.
3-6 hafta
Tipik kurulum süresi
0
Elle hazırlanan dönemsel rapor
Tek
Satış verisi kaynağı
2010
AFN Teknoloji kuruluş yılı
Sıkça Sorulan Sorular
Satış süreci ve CRM otomasyonu hakkında en çok sorulanlar.
CRM otomasyonu tam olarak neyi otomatikleştirir?
Satış ekibinin her gün elle yaptığı tekrarlı adımları otomatikleştiriyoruz: web formundan veya telefondan gelen talebin CRM'de potansiyel müşteri kaydına dönüşmesi, teklifin şablondan üretilip PDF olarak gönderilmesi, teklif sonrası hatırlatma zincirinin kendiliğinden işlemesi, fırsat aşaması değiştiğinde ilgili kişiye görev açılması, sözleşme yenileme ve vade tarihlerinin önceden uyarı vermesi ve dönemsel satış raporunun belirlenen saatte e-postayla düşmesi. Amaç, satışçının zamanını veri girişine değil görüşmeye ayırmasıdır.
Mevcut CRM'imiz varsa üzerine kurulabilir mi?
Evet. Çalışan bir CRM'iniz varsa onu değiştirmeye çalışmıyoruz; otomasyon katmanını mevcut sistemin üzerine kuruyoruz. Kullandığınız CRM API veya veritabanı erişimi veriyorsa kayıt açma, aşama güncelleme, görev atama ve rapor çekme işlemlerini oradan yürütürüz. API'si kapalı bir ürün kullanıyorsanız, hangi süreçlerin taşınmasının daha doğru olduğunu keşif toplantısında birlikte değerlendiriyoruz.
Wolvox/Netsis ile entegre olur mu?
Evet. Akınsoft Wolvox ve Logo Netsis ile cari kart, bakiye, fatura ve tahsilat verisi seviyesinde çalışıyoruz. Kendi ürünümüz AfnCrm doğrudan Wolvox ERP veritabanı üzerinde çalışır; otomatik döviz kuru senkronu ve cari yaşlandırma raporu gibi işlevleri bu entegrasyondan besleniyor. Netsis tarafında da cari ve bakiye senkronu, sipariş/fatura durumu okuma senaryolarını kuruyoruz.
Kaç kullanıcıdan itibaren mantıklı olur?
Otomasyonun getirisi kullanıcı sayısından çok tekrar sayısına bağlıdır. 3-4 kişilik bir satış ekibi bile ayda 50'nin üzerinde teklif çıkarıyorsa yatırım kısa sürede geri döner. Pratik eşiğimiz şudur: haftada birkaç saatinizi Excel güncellemeye, teklif kopyalamaya veya rapor derlemeye harcıyorsanız otomasyon mantıklıdır. 20+ kullanıcılı ekiplerde ise elle takip zaten sürdürülebilir olmaktan çıkar.
Kurulum ne kadar sürer?
Tipik bir kurulum 3-6 hafta sürer. İlk hafta keşif ve mevcut satış sürecinin haritalanması, ikinci ve üçüncü hafta CRM yapılandırması ile veri aktarımı, dördüncü hafta entegrasyonlar ve otomasyon kurallarının devreye alınması, son aşamada da paralel kullanım ve ince ayar yapılır. Kapsam yalnızca teklif ve hatırlatma akışıyla sınırlıysa 2 haftada da bitirdiğimiz projeler oldu.
Satış ekibi alışabilir mi, eğitim veriyor musunuz?
Evet, eğitim kurulum paketinin içindedir. Satış temsilcileri için 2 saatlik uygulamalı oturum, satış yöneticisi için ayrı bir raporlama ve pipeline oturumu düzenliyoruz. Ekranları sadeleştiriyoruz: bir satışçının günlük olarak dokunduğu alan sayısını mümkün olduğunca azaltıyoruz, çünkü benimsenmeyen CRM'in otomasyonu da çalışmaz. Devreye alma sonrası ilk 30 gün boyunca kullanım alışkanlıklarını izleyip düzeltme yapıyoruz.
Verilerimiz nerede tutuluyor?
Karar sizindir. Kendi sunucunuzda veya veri merkezindeki sanal sunucunuzda barındırma (on-premise) ile Türkiye'de konumlu bulut barındırma seçeneklerinin ikisini de kuruyoruz. ERP verisiyle yakın çalışan kurumlar genellikle şirket içi barındırmayı tercih ediyor. AFN Teknoloji ISO 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi sertifikasına sahiptir; erişim yetkileri, yedekleme ve kayıt tutma süreçleri bu standarda göre işletilir.
Excel'den veri aktarabilir miyiz?
Evet, mevcut Excel takip dosyalarınız aktarımın başlangıç noktasıdır. Müşteri listesi, açık teklifler, fırsatlar ve görüşme notları alan eşleştirmesi yapılarak toplu olarak aktarılır. Aktarım öncesinde mükerrer kayıt temizliği ve vergi numarası/ünvan üzerinden eşleştirme yapıyoruz, böylece aynı firma CRM'de iki kez açılmıyor. Aktarım sonrası doğrulama listesini sizinle birlikte kontrol ediyoruz.
Satış sürecinizi bir saatte haritalayalım
Ücretsiz keşif görüşmesinde mevcut akışınızı adım adım çıkarıyor, hangi adımların bugünkü sisteminizle bile otomatikleşebileceğini söylüyoruz. Sonrasında yazılı kapsam ve fiyat teklifi paylaşıyoruz.